BESTUUR

ZHZ PROVINCIALE DAMBOND

ZUID-HOLLAND ZUID

Huishoudelijk reglement Z.H.Z.

Plaatselijke damverenigingen en haar leden die in de volgende categorieën zijn ingedeeld:

1.1 Seniorleden, zijn natuurlijke personen die op 31 december van het lopende kalenderjaar de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt. Met als bijzondere categorieën Leden van verdienste en Ereleden, die door de algemene vergadering als zodanig zijn benoemd. Zij hebben kosteloos recht van toegang tot alle door de ZHZ georganiseerde wedstrijden en hebben in de algemene vergadering een adviserende stem (ereleden betalen geen ZHZ contributie). Een indicatie voor de benoeming van ereleden en leden van verdienste is het bestuurlijk voor de ZHZ (of haar voorgangers) actief geweest zijn gedurende circa 25 jaar respectievelijk 10 jaar, of korter, bijvoorbeeld bij het bereiken van een bepaalde leeftijd of jubileum.

1.2 Jeugdleden, zijn natuurlijke personen die op 31 december van het lopende kalenderjaar de leeftijd van 20 jaar nog niet hebben bereikt. Deze groep wordt als volgt onderverdeeld: Welpen, Pupillen, Aspiranten en Junioren (zij die op 31 december respectievelijk nog geen 11, 14, 17 en 20 jaar zijn).

2.1 Om als vereniging lid van de ZHZ te kunnen worden, dient zij zich schriftelijk aan te melden bij de secretaris van de KNDB. Bij de aanmelding dient opgegeven te worden de naam en het adres van de vereniging, de namen, adressen, geboortedata en geslacht van de leden, alsmede hun eventuele functie in de vereniging.

2.2 Natuurlijke personen, die zich als lid wensen aan te sluiten, melden zich eerst aan bij een plaatselijke damvereniging of bij de secretaris van de KNDB en/of ZHZ. Men geeft daarmee te kennen lid te willen worden van de KNDB en de ZHZ.

2.3 Indien het bestuur (KNDB of ZHZ) binnen één maand na aanmelding geen schriftelijk bezwaar heeft gemaakt, dan is het lidmaatschap verkregen met ingang van de datum waarop de aanmelding plaatsvond.

2.4 Tegen een afwijzende beslissing staat beroep open bij de algemene vergadering.

3.1 Opzegging door een vereniging vindt plaats bij de secretaris van de KNDB met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Een afschrift van de opzegging dient aan de secretaris van de ZHZ gestuurd te worden. Het lidmaatschap eindigt bij de aanvang van het volgende kalenderhalfjaar.

3.2 Opzegging van het lidmaatschap door een lid geschiedt schriftelijk bij de secretaris van de vereniging waar hij als lid staat ingeschreven. Het lidmaatschap eindigt bij de aanvang van het volgende kalenderhalfjaar, vallend op 1 januari of 1 juli.

3.3 Opzegging van of ontzetting uit het lidmaatschap door de landelijke bond is bindend en wordt door de ZHZ en alle plaatselijke damverenigingen overgenomen.

4.1 De leden hebben het recht deel te nemen aan de door of namens ZHZ georganiseerde activiteiten.

4.2 De leden, voor zover natuurlijke personen, kunnen verkozen worden in alle functies van de ZHZ. De leden hebben de plicht de statuten, reglementen en besluiten van de KNDB en de ZHZ na te leven.

4.3 Damverenigingen dienen hun statuten en huishoudelijk reglement in overeenstemming te brengen met de statuten. en het huishoudelijk reglement van de ZHZ.

5.1 De contributiegelden worden vastgesteld tijdens de algemene vergadering en worden eens per half jaar door de penningmeester van de aangesloten damverenigingen aan de provinciale penningmeester bij vooruitbetaling afgedragen.

5.2 In principe geschiedt de contributievaststelling naar analogie van hetgeen de KNDB in rekening brengt.

5.3 Contributie is verschuldigd vanaf de eerste dag van het half jaar waarin men lid wordt tot en met de laatste dag van het half jaar waarin men het lidmaatschap heeft beëindigd, met dien verstande dat men bij aanvang van het lidmaatschap altijd één jaar contributie verschuldigd is.

6.1 Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester bestaat het bestuur uit een competitieleider, wedstrijdleider, jeugdleider en een schooldamleider. Zij hebben gedurende drie achtereen volgende jaren zitting en kunnen zich onmiddellijk herkiesbaar stellen.

Secretaris, tegelijk met competitieleider en jeugdleider. Penningmeester, tegelijk met de schooldamleider.

6.3 Het bestuur kan een notulist benoemen. Deze heeft in een bestuursvergadering geen stemrecht.

6.4 Voor de verkiezing van bestuursleden kunnen kandidaten worden gesteld door het bestuur en de plaatselijke damverenigingen. De kandidaatstelling moet uiterlijk twee weken voor de algemene vergadering in het bezit zijn van de secretaris en dient vergezeld te gaan van een schriftelijke bereidverklaring.

6.5 Tussentijdse functiewisseling leidt op de algemene vergadering tot tussentijds aftreden.

6.6 In principe worden verbintenissen door alle bestuursleden per gezamenlijke bevoegdheid aangegaan. Ingeval van spoed of een noodsituatie komt deze bevoegdheid allereerst toe aan het dagelijks bestuur. In geval van afwezigheid ten gevolge van ziekte of anderzijds van één of meerdere leden van het dagelijks bestuur, wordt deze beslissingsbevoegdheid door de voorzitter alleen uitgeoefend.

6.8 Het bestuur kan, naar bevind van zaken, commissies instellen, waaronder een redactiecommissie t.b.v. het mededelingenblad. Commissies hebben met uitzondering van de onafhankelijke protest- en kascontrolecommissie, die beide door de algemene vergadering zijn ingesteld en waarin geen ZHZ bestuursleden zitting hebben, geen bestuursbevoegdheden.

7.1 De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de damprovincie en is haar officiële woordvoerder. Hij heeft de leiding in de algemene vergadering en in bestuursvergaderingen en heeft het recht deze bijeenkomsten, mits daarin gesteund door 2 medebestuursleden, te schorsen of discussies te sluiten. Verder draagt de voorzitter zorg voor de naleving van statuten, reglementen en besluiten van de bond. Hij heeft het recht van ieder bestuurslid verantwoording te vorderen over dat gedeelte van het beheer, dat aan de zorgen van het betreffende bestuurslid is toevertrouwd. De voorzitter coördineert de activiteiten binnen de dambond ZHZ en draagt er zorg voor dat er niets tussen de wal en het schip valt. In dat kader beheert de voorzitter de damagenda en is aanspreekpunt voor een ieder. De voorzitter overlegt voor zover nodig en mogelijk met de voorzitters van de aangesloten damverenigingen. De voorzitter draagt zorg voor een blijk van waardering voor hen die zich verdienstelijk hebben gemaakt voor de dambond ZHZ of haar voorgangers (ZHDB en districten) en voor jubilarissen. Eén van de andere bestuursleden neemt de functie van plaatsvervangend voorzitter op zich.

7.2 De door de secretaris te verrichten werkzaamheden bestaan onder meer uit het voeren van de correspondentie die in het bestuur besproken is, het maken van het jaarverslag en het verrichten van handelingen ter uitvoering van de besluiten van de algemene ledenvergadering en van de bestuursvergaderingen. Hij heeft het beheer over het archief, waarin alle originele inkomende stukken en de kopieën van de uitgaande stukken worden gedeponeerd. De secretaris zorgt er verder voor dat binnen drie weken na een gehouden vergadering de desbetreffende notulen aan de bestuursleden verzonden worden, terwijl hij het jaarverslag en de notulen van de algemene vergadering uiterlijk twee weken voor de eerstkomende algemene vergadering aan de belangstellenden toestuurt.

7.3 De penningmeester beheert de geldmiddelen. Hij draagt zorg voor het innen van de contributies en bijdragen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven, zodanig, dat de baten en schulden aanstonds te allen tijde worden gekend. De penningmeester is zelfstandig bevoegd uitgaven te doen, welke het gevolg zijn van de toepassing van het huishoudelijk reglement of van de uitvoering van besluiten van bestuurs- of ledenvergaderingen. Op de jaarvergadering brengt de penningmeester aan de leden een financieel verslag uit over het afgelopen boekjaar en dient een begroting in voor het komende verenigingsjaar. Verder is hij verplicht aan de kascontrolecommissie inzage te verlenen van de boeken en kasbescheiden. Bij een eventuele tussentijdse aftreding brengt de penningmeester verslag uit aan de kascontrolecommissie en doet rekening en verantwoording.

7.4 De competitieleider is belast met de zorg voor de competitie en alle andere senioren teamwedstrijden. Verder is hij eerst verantwoordelijke voor de tenuitvoerlegging van en de toetsing aan de wedstrijdvoorwaarden, t.a.v.: 1. De kampioenschap-, promotie- en degradatiecriteria. 2.De individuele en collectieve rechten en plichten van spelers en/of verenigingen. 3. De speelgerechtigdheid en dispensatieverlening. 4. De inroostering en de uitslagverwerking van de verschillende wedstrijden en de berekening van de omslagkosten.

7.5 Draagt zorg voor alle persoonlijke (senioren) wedstrijden. Is de coördinator, het aanspreekpunt, voor al hetgeen zich voordoet met betrekking tot de ZHZ-vertegenwoordigende teams en eventuele KNDB trainingen.

7.6 Draagt zorg voor alle ZHZ-schooldamwedstrijden; geeft onder meer de aangesloten dam-verenigingen advies over de organisatie van wedstrijden voor basis- en voortgezet onderwijs.

7.7 Draagt zorg voor alle ZHZ-jeugddamwedstrijden in de categorieën junioren, aspiranten, pupillen en welpen. De jeugdleider is de coördinator, het aanspreekpunt, voor al hetgeen zich. voordoet met betrekking tot de jeugdtraining en de ZHZ-vertegenwoordigende jeugdteams. De jeugdleider onderhoudt de contacten en verstrekt de nodige informatie aan de jeugdcoördinatoren van de plaatselijke verenigingen.

a) Tijdig relevante informatie te verstreken aan de andere bestuursleden, de redactiecommissie, de webmaster en de bestuursleden van de aangesloten damverenigingen, de KNDB en anderen.

c) De primaire zorg te dragen voor een goed verloop van de activiteiten vanaf het ontwerpvoorstel tot regeling tot met uitvoering en verslaggeving daarover.

8.1 Het bestuur vergadert zo vaak als nodig wordt geoordeeld doch tenminste eenmaal in de twee maanden met uitzondering van de zomervakantie. Indien drie of meer bestuursleden dit wensen moet de voorzitter binnen één maand een vergadering bijeenroepen. Indien de voorzitter hierbij in gebreke blijft, dan hebben de voorstellers het recht zelf een vergadering uit te schrijven. Besluiten zijn rechtsgeldig, indien meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

8.2 In de notulen van bestuursvergaderingen worden onder meer vermeld: 1. De namen van de aanwezigen. 2. De genomen besluiten en de daaraan ten grondslag gelegen overwegingen.

9.1 De algemene vergadering wordt gevormd door het bestuur, afgevaardigden van de aangesloten damverenigingen, leden van commissies, ereleden, leden van verdienste en één afgevaardigde van het KNDB bestuur; alleen zij kunnen aan de beraadslagingen deelnemen. De overige leden hebben als toehoorder het recht van toegang tot de algemene vergadering.

9.2 Iedere vereniging heeft recht op één afgevaardigde. Een niet bestuurslid kan slechts afgevaardigde zijn als hij een door 2 bestuursleden ondertekende geloofsbrief kan overleggen. Een afgevaardigde brengt evenzoveel stemmen uit als zijn vereniging op 1 januari leden telt.

9.3 Op de agenda worden in elk geval de volgende punten geplaatst: 1.Notulen, 2. Jaarverslagen, 3. Begroting, 4. Bestuursbeleid, 5. Verkiezingen, 6. Voorstellen en 7. Rondvraag.

9.4 Voorstellen, voorzien van toelichting met betrekking tot redenen, voordelen, verbetering en dergelijke, kunnen uiterlijk 2 maanden voor de algemene vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend, door hen die de algemene vergadering vormen.

9.5 Het bestuur plaatst ingediende voorstellen al dan niet voorzien van toelichting en preadvies, op de agenda. Iedere aangesloten damvereniging heeft het recht schriftelijk wijzigingsvoorstellen in te dienen tot uiterlijk 8 dagen voor het aanvangstijdstip van de vergadering.

9.6 Een voorstel van orde, dat uitsluitend betrekking heeft op de orde van de vergadering, kan op elk moment worden ingediend en wordt onmiddellijk in behandeling genomen.

9.7 Voorstellen, alsmede de eventuele wijzigingen daarop, worden in volgorde van indiening in stemming gebracht. Voor zover er besluiten worden genomen over punten die niet op de agenda staan, kan er slechts sprake zijn van een intentieverklaring.

9.8 Geen lid voert het woord dan na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het hem is gevraagd. Zonder toestemming van de vergadering kan een lid, behalve de voorsteller, over een zelfde onderwerp niet meer dan tweemaal het woord voeren.

9.9 Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat zijn gesteld, wordt tot stemming overgegaan. Indien voor een vacature slechts één kandidaat is gesteld, kan deze bij acclamatie worden gekozen.

9.10 Stemming over personen geschiedt schriftelijk, over zaken mondeling. Een stembureau van drie leden stelt de schriftelijke uitslag vast. Bij mondelinge stemming is iedere afgevaardigde verplicht zijn stem uit te brengen door middel van handopsteking.

10.1 De kascontrolecommissie bestaat uit 2 leden alsmede 1 reservelid, afkomstig van de bij de ZHZ aangesloten verenigingen. De personele bezetting wordt jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld. Met inbegrip van het eerste reservejaar bedraagt de zittingsduur drie jaar. Zij controleert het financieel verslag van de penningmeester op juistheid en volledigheid, waarna de commissie de algemene vergadering schriftelijk van haar bevindingen op de hoogte stelt. Middels goedkeuring door de algemene vergadering wordt aan de penningmeester decharge verleend.

10.2 De protestcommissie bestaat uit 3 leden alsmede 1 reservelid, afkomstig van de bij de ZHZ aangesloten verenigingen. De personele bezetting wordt jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld. Met inbegrip van het eerste reservejaar bedraagt de zittingsduur drie jaar. Zij beoordeelt op verzoek, zonder last of ruggespraak, de betwiste beslissingen van het bestuur van de ZHZ betreffende de uitvoering van het Spel- en Wedstrijdreglement of nadere (provinciale) wedstrijdvoorwaarden en kan deze nietig verklaren. De protestcommissie geeft op de algemene vergadering een overzicht van haar werkzaamheden. Degene die het niet eens is met een beslissing van de protestcommissie kan een beroep doen op de algemene ledenvergadering. Aanmelding hiervoor gaat schriftelijk via het bestuur van ZHZ.

10.3 De redactiecommissie bestaat uit 3 leden, die zorg dragen voor de vervaardiging en verzending van het mededelingenblad. Bij mogelijk conflicterende artikelen overlegt de redactie eerst met het bestuurslid dat deze activiteit coördineert.

10.4 Webmaster. Een lid die de taak op zich neemt van inrichting en onderhoud van een website bestaande uit digitale informatie ten behoeve van alle leden en andere belangstellenden.

11.1 Strafbaar is een handelen of een nalaten dat in strijd is met de statuten, de reglementen en/of besluiten van organen van Zuid-Holland Zuid en de KNDB.

11.2 Het bestuur is (zelfstandig) bevoegd om ingeval van overtreding de navolgende straffen op te leggen c.q. maatregelen te nemen:

a) Geen maatregel; volstaan wordt met het oordeel van het bestuur aan de betrokkenen kenbaar te maken.

d) Verbod om gedurende een periode van ten hoogste twaalf maanden aan bepaalde wedstrijden deel te mogen nemen.

g) Ontzetting uit het lidmaatschap; waarbij de KNDB gevraagd wordt deze straf voor minimaal 3 jaar over te nemen.

11.3 Binnen 2 weken na een bepaald voorval dient een eventueel protest ingediend te worden, waarna binnen 2 maanden uitspraak wordt gedaan. Strafoplegging geschiedt als 2/3 van het aantal bestuursleden ermee instemt.

12.1 In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

12.2 Aanvulling of wijziging van dit reglement kan slechts geschieden bij besluit van de algemene vergadering. Voor een dergelijke beslissing is een gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen vereist.

Artikel	Inhoudsopgave	Aanvulling op statuten
1	Leden	Art. 4
2	Verkrijging lidmaatschap	Art. 5 t/m 7
3	Verlies lidmaatschap	Art. 8
4	Rechten en verplichtingen van de leden
5	Contributies	Art. 9
6	Bestuur, waaronder:
6.1	Samenstelling	Art. 10 lid 1
6.2	Rooster van aftreden	Art. 11 lid 2
6.4	Kandidaatstelling	Art. 10 lid 2
6.7	Bestuursbesluiten
6.8	Instellen commissies (zie tevens art.1 0)	Art. 12 lid 3
7	Individuele bestuurstaken, waaronder:	Art. 10 lid 7
7.1	De voorzitter	Art. 17 en 18 lid 1
7.2	De secretaris	Art. 4 lid 4
7.3	De penningmeester	Art. 13 lid 2, 3 en 8
7.4	De competitieleider
7.5	De wedstrijdleider
7.6	De schooldamleider
7.7	De Jeugdleider
7.8	Alle bestuursleden
8	Bestuursvergaderingen
9	Algemene vergadering	Art. 7 t/m 21 Art. 14 t/m 18
10	Kascontrole- en andere commissies, zoals:
10.1	De kascontrolecommissie	Art. 13 lid 4,5 en 6
		Art. 14 lid 3c
10.2	De beroepscommissie	Art. 12 lid 3,
		Art. 14 lid 3c
10.3	De redactiecommissie	Art. 12 lid 3
		Art. 14 lid 3c
10.4	Webmaster	Art. 12 lid 3 Art. 14 lid 3c
11	Tuchtrechtspraak	Art. 8 lid 1 c/d en lid 4
12	Slotbepalingen	Art. 21